Polityka Prywatności Autokilometry

§1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

§2. Definicje

1. Platforma Autokilometry – aplikacja internetowa (PWA) oraz aplikacja mobilna iOS służąca do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów.
2. Organizacja – podmiot prowadzący działalność gospodarczą, który zawarł umowę o świadczenie usług z Administratorem.
3. Kierowca – użytkownik przypisany do Organizacji, rejestrujący przejazdy.
4. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

§3. Role w przetwarzaniu danych

3.1. Administrator jako administrator danych

Administrator (Emversa) jest administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO w zakresie:

• danych Administratorów Organizacji (konta zarządzających),
• danych kontaktowych Organizacji,
• danych marketingowych (newsletter, zgody),
• danych kontaktowych z formularza kontaktowego.

3.2. Administrator jako podmiot przetwarzający

Administrator (Emversa) działa jako podmiot przetwarzający w rozumieniu RODO w zakresie:

• danych Kierowców przetwarzanych na rzecz Organizacji,
• danych o przejazdach i lokalizacji Kierowców.

W tym zakresie Organizacja jest administratorem danych osobowych swoich Kierowców, a Emversa przetwarza dane na podstawie Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA).

3.3. Obowiązek informacyjny Organizacji

Organizacja, jako administrator danych osobowych Kierowców, jest zobowiązana do wypełnienia obowiązku informacyjnego wobec Kierowców zgodnie z art. 13 RODO przed rozpoczęciem przez nich korzystania z Platformy.

§4. Kategorie przetwarzanych danych

4.1. Dane konta użytkownika

4.2. Dane Organizacji

4.3. Dane przejazdów

4.4. Punkty kontrolne GPS (GPS Checkpoints)

Kiedy zbierane są punkty GPS:

• Na początku przejazdu
• Co 5 minut podczas aktywnego przejazdu
• Co 250 metrów ruchu
• Na końcu przejazdu
• Buforowanie wsteczne (do 5 minut przed potwierdzeniem przejazdu w trybie auto-trip)

Uwaga: Punkty GPS NIE są zbierane w trybie wpisu manualnego.

4.5. Dane pojazdów

4.6. Dane wniosków o zwrot kosztów

4.7. Dane formularza kontaktowego

4.8. Dane leadów rejestracyjnych

Dane zbierane podczas 5-etapowego procesu rejestracji dla niekompletnych rejestracji:

4.9. Dane techniczne i metadane

§5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

5.1. Wykonanie umowy (Art. 6(1)(b) RODO)

• Tworzenie i zarządzanie kontami użytkowników
• Rejestrowanie przejazdów i prowadzenie ewidencji przebiegu
• Zarządzanie pojazdami i kierowcami
• Generowanie raportów (Ewidencja przebiegu pojazdu, Zestawienie zwrotu kosztów) i eksportów
• Przetwarzanie wniosków o zwrot kosztów
• Zarządzanie subskrypcją
• Obsługa klienta
• Wysyłka zaproszeń e-mail
• Wysyłka e-maili uwierzytelniających

5.2. Obowiązek prawny (Art. 6(1)(c) RODO)

• Dokumentacja podatkowa (NIP, VAT ID, UK VAT)
• Przechowywanie danych faktur (5 lat od końca roku podatkowego)
• Ewidencja przebiegu dla celów VAT
• Przechowywanie danych weryfikacji VAT

5.3. Prawnie uzasadniony interes (Art. 6(1)(f) RODO)

• Odzyskiwanie porzuconych rejestracji (lead capture)
• Poprawa usług i analityka
• Monitoring bezpieczeństwa i zapobieganie oszustwom
• Wizualizacja mapy floty (funkcja płatna)
• Analityka prędkości i statystyki przejazdów (funkcja płatna)
• Wykrywanie luk przebiegowych i rozbieżności

5.4. Zgoda (Art. 6(1)(a) RODO)

• Komunikacja marketingowa e-mail (opcjonalny checkbox, Art. 398 PKE)
• Komunikacja marketingowa telefoniczna (opcjonalny checkbox, Art. 398 PKE)
• Cookies analityczne (baner cookies)
• Zbieranie punktów kontrolnych GPS
• Wykrywanie auto-trip
• Przetwarzanie formularza kontaktowego

§6. Podmioty przetwarzające (podprocesorzy)

Administrator korzysta z następujących podmiotów przetwarzających:

§7. Przekazywanie danych do państw trzecich

Niektóre podmioty przetwarzające mogą przekazywać dane poza Europejski Obszar Gospodarczy:

W przypadku transferu danych do państw trzecich stosowane są odpowiednie zabezpieczenia zgodnie z Rozdziałem V RODO.

§8. Okresy przechowywania danych

8.1. Aktywne konta

8.2. Po zakończeniu subskrypcji

Dobrowolne anulowanie:

• Okres karencji: 90 dni od zakończenia opłaconego okresu
• W okresie karencji: Wszystkie dane zachowane, możliwość eksportu
• Po okresie karencji: Organizacja dezaktywowana, dane zachowane zgodnie z wymogami prawnymi

Brak płatności:

• Natychmiastowe zawieszenie dostępu
• Dane zachowane przez 30 dni
• Po 30 dniach: Organizacja dezaktywowana

8.3. Usunięcie konta (prawo do usunięcia RODO)

• Dane osobowe: Usunięte
• Dane przejazdów i GPS: Usunięte
• Dane fakturowe (NIP, adres): Zachowane 5 lat od końca roku podatkowego

8.4. Leady rejestracyjne

• Ukończone rejestracje: Przekształcone w konto użytkownika
• Porzucone rejestracje: 30 dni, następnie soft delete

8.5. Zapytania kontaktowe

• Aktywne: Do rozwiązania zapytania
• Rozwiązane: Usuwane po rozwiązaniu

§9. Prawa osób, których dane dotyczą

9.1. Prawa zaimplementowane w Platformie

9.2. Prawa wymagające ręcznego procesu

9.3. Szczególne uwagi

• Dane fakturowe: Zachowane 5 lat od końca roku podatkowego, nawet po żądaniu usunięcia konta
• Anonimizacja: Preferowana nad usunięciem, gdy wymagane prawne przechowywanie

§10. Bezpieczeństwo danych

10.1. Środki techniczne

• Szyfrowanie w tranzycie: TLS/HTTPS dla całej komunikacji
• Szyfrowanie w spoczynku: Szyfrowanie bazy danych (Supabase)
• Hashowanie haseł: bcrypt przez Supabase Auth
• Izolacja danych: Row-Level Security (RLS) na poziomie bazy danych
• Kontrola dostępu: RBAC (Kierowca < Administrator)

10.2. Środki organizacyjne

• Polityka minimalnych uprawnień: Użytkownicy mają dostęp tylko do niezbędnych danych
• Weryfikacja webhooków: Weryfikacja podpisów Stripe i Supabase
• Limitowanie żądań: Zaimplementowane na poziomie edge (Vercel)

§11. Pliki cookies

Szczegółowe informacje o plikach cookies zawiera Polityka Cookies dostępna pod adresem: autokilometry.pl/cookies.

§12. Naruszenie ochrony danych

12.1. Powiadomienie organu nadzorczego

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych mogącego powodować ryzyko dla praw i wolności osób fizycznych, Administrator powiadomi Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) w ciągu 72 godzin od wykrycia naruszenia.

12.2. Powiadomienie osób, których dane dotyczą

Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla praw i wolności osób fizycznych, Administrator bez zbędnej zwłoki powiadomi osoby, których dane dotyczą.

§13. Dane osób niepełnoletnich

1. Platforma Autokilometry jest przeznaczona wyłącznie dla użytkowników biznesowych (B2B). Rejestracja konta Organizacji oraz rola Administratora wymaga pełnoletności (ukończenia 18 lat).
2. Kierowcą w Platformie może być osoba niepełnoletnia (16-17 lat), jeżeli jest legalnie zatrudniona przez Organizację i posiada odpowiednie uprawnienia do prowadzenia pojazdów zgodnie z obowiązującym prawem.
3. W przypadku Kierowców niepełnoletnich, Organizacja (jako administrator danych osobowych swoich pracowników) jest odpowiedzialna za:
   • uzyskanie wszelkich wymaganych zgód rodziców lub opiekunów prawnych zgodnie z przepisami prawa pracy,
   • wypełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby niepełnoletniej i jej opiekunów prawnych,
   • zapewnienie zgodności przetwarzania danych z przepisami dotyczącymi zatrudniania osób niepełnoletnich.
4. Emversa nie kieruje usług marketingowych ani komunikacji bezpośredniej do osób niepełnoletnich.

§14. Sygnały Do Not Track

Platforma nie reaguje na sygnały "Do Not Track" (DNT) przesyłane przez przeglądarki internetowe. Użytkownicy mogą zarządzać swoimi preferencjami poprzez ustawienia cookies dostępne w Platformie oraz w polityce cookies.

§15. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Platforma nie wykorzystuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO, które wywołuje skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływa na użytkowników. Wszystkie decyzje dotyczące zatwierdzania przejazdów, wniosków o zwrot kosztów i podobnych kwestii są podejmowane przez upoważnionych użytkowników (Administratorów Organizacji), a nie przez algorytmy.

§16. Zmiany Polityki Prywatności

1. Administrator zastrzega prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności.
2. O zmianach użytkownicy zostaną poinformowani drogą e-mailową co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie.
3. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna pod adresem: autokilometry.pl/prywatnosc.